Factura

La factura es un contrato de compra y ventas en donde comprador y vendedor se comprometen a entregar un bien o servicio y la otra parte a hacer el pago por la recepción del mismo. Esta debe ser firmada por ambos y es el documento fuente que representa la operación comercial.

Es necesario que la factura cumpla con las exigencias legales y reglamentarias de cada país, de este modo y para facilitar esto se crea un formato el cual se llena a mano o impreso. La información básica que contiene la factura es:

• Identificación a ambas partes contratantes.
• Fecha de la operación.
• Dirección de ambos.
• El bien y/o servicio.
• El precio de venta.
• La cantidad vendida.
• El valor total.
• Los impuestos que grava la transacción y sus valores.
• La firma manuscrita de las partes, con esferográfico.

Además, debe contemplar las formalidades que exige el país donde se generó la venta.

En el Ecuador tenemos dos tipos de facturas; pre-impresa y la Electrónica

La factura pre-impresa: es un formulario que cumple con las exigencias del Servicio de Rentas Internas (S.R.I.) en la cual el vendedor registra la transacción comercial de forma mecánica: manuscrita o impresa. La pueden emitir los contribuyentes con RUC ya sean persona natural o jurídica.

Este formulario se manda a hacer a una imprenta autorizada por el S.R.I. la cual realiza cuadernillos con el formato definido y pre-numerado, con los datos básicos indicados y además:

• La fecha de impresión y vigencia
• Número de autorización de la factura que le da el S.R.I.

¿Cómo verificas si la factura que te han entregado es válida? Esta es una pregunta que debes hacerte, pues así te evitas multas y sanciones. Para verificar la valides:

1. Revisa que la información escrita esté correcta como son; nombres, identificación, cantidad, precio valor e impuestos, vigencia y número de autorización etc.
2. Verifica que no tenga tachones en el escrito, en el caso que haya solicita que te entreguen una correcta.
3. Verifica que sea válida, vas al S.R.I. en línea y la consulta que ingresando la fecha de emisión, número de autorización, RUC, Tipo y número del documento te dejo el link

https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/SriComprobanteFisicoWeb/ConsultaComprobanteFisico/Consultas/consultaComprobanteFisico

Mientras que la factura electrónica, es un modo nuevo de emisión a partir del 2014. Está representada por medio del archivo XML, el cuál si cumple con las exigencias legales y reglamentarias y además es firmada electrónicamente por el vendedor, el S.R.I. la autoriza.

Para que se haga efectiva la transacción es necesario que la factura se envíe al email del comprador y del vendedor, vía email adjuntando dos archivos:

• El XML, que es la factura electrónica autorizada por el S.R.I. Y
• El PDF que es la representación o impresión del XML.

Como verificas que las facturas electrónicas recibidas a tu email por compras realizadas son válidas esto lo puedes verificar en el portal del S.R.I. ingresando tu RUC y clave vas a los comprobantes electrónicos recibidos, y allí puedes bajarlas y tienes la certeza que son las autorizadas por el S.R.I. es decir son válidas.

Datos importantes a considerar:

La factura tiene una gran importancia en el proceso de compra venta pues demuestra la operación comercial y se verifica la propiedad del bien o servicio.

El registro contable de adquisición se produce al existir la factura, en donde se registra la adquisición y los impuestos como el Impuesto al Valor Agregado y los que correspondan.

Es el documento legal para del pago de impuesto que genere la operación comercial.

Así mismo es la demostrativa de los ingresos y gastos de una empresa, negocio y/o profesional. En donde las ventas son los ingresos y las compras de gastos relacionados a la operación del negocio pasan a ser los gastos. Ambos conceptos ingresos y gastos son determinantes en el pago del Impuesto a la Renta.

En considerando a lo anterior resulta ser mas fácil, eficiente y seguro trabajar de forma electrónica, respaldando en la nube y ahorrando en papel y en espacio de archivo físico, así también mejora la gestión del proceso de compra venta, opción que nos da la tecnología.